Datenschutzerklärung

1Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

2Welche Daten wir erheben

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Organisationsname, Telefonnummer, Konto- und Bestätigungsstatus sowie Einwilligungs- und Widerrufsnachweise
• Kundendaten: Von Ihnen angelegte Kundennamen, E-Mail-Adressen und Firmennamen
• Upload-Metadaten: Dateiname, Dateigröße, MIME-Type, Upload-Zeitstempel, Status
• Hochgeladene Dateien: Die von Ihren Kunden über Upload-Links übertragenen Dateien
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browser-Typ, Zugriffszeiten für Sicherheitszwecke
• Zahlungsdaten: Abrechnung erfolgt über Stripe; wir speichern keine vollständigen Kreditkartendaten

3Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb der Plattform
• Verwaltung von Kundenkonten und Upload-Links
• Speicherung und Bereitstellung hochgeladener Dateien
• Benachrichtigungen über Upload-Aktivitäten
• Abrechnung und Zahlungsabwicklung
• Sicherheit und Missbrauchsprävention
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten
• Erforderliche Mitteilungen zu Konto und Testphase, angefragte Einrichtungshilfe und Bearbeitung von Supportanfragen
• Mit Einwilligung: Produkttipps, Neuigkeiten, Rückgewinnungsnachrichten und werbliche Zufriedenheitsbefragungen

4Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung des Nutzungsvertrags, einschließlich notwendiger Konto- und Testphasenmitteilungen sowie von Ihnen angefragter Unterstützung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Unsere berechtigten Interessen an der Sicherheit der Plattform, Missbrauchsprävention sowie einer effizienten Bearbeitung und Dokumentation von Supportanfragen, soweit dies erforderlich ist und Ihre Interessen und Rechte nicht überwiegen. Daraus folgt keine pauschale Erlaubnis für werbliche E-Mails.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z.B. Aufbewahrungspflichten)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Ihre freiwillige Einwilligung für Produkt-E-Mails und werbliche Feedbackanfragen. Sie können diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt. Die Werbeeinwilligung ist von E-Mail-Bestätigung und AGB-Zustimmung getrennt.

5Auftragsverarbeitung

Wenn Sie SendMeSafe nutzen, um Dateien von Ihren Kunden zu empfangen, handeln wir als Auftragsverarbeiter für diese Kundendaten. Sie sind der Verantwortliche für die Daten Ihrer Kunden.

6Empfänger und Dienstleister

Wir setzen folgende Dienstleister ein:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland): Server-Hosting und Infrastruktur
• S3-kompatibler Objektspeicher (EU): Dateispeicherung
• Stripe, Inc.: Zahlungsabwicklung (mit Standard Contractual Clauses für US-Transfers)
• E-Mail-Dienstleister (EU): Transaktionale E-Mails sowie bei Einwilligung Produkt-E-Mails über Brevo

Mit allen Dienstleistern bestehen entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung.

7Speicherort und Datentransfers

Sollte im Einzelfall eine Datenübermittlung in ein Drittland erforderlich sein (z.B. für Stripe), erfolgt diese nur unter Verwendung geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO.

8Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten, solange Ihr Konto aktiv ist und wie es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

• Kontodaten: Bis zur Löschung des Kontos plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen
• Hochgeladene Dateien: Bis zu Ihrer Löschung oder zum Ablauf der vereinbarten tariflichen Frist ab Upload. Der Ablauf eines Download-Links allein ist keine Löschung. Vor Einführung oder Verkürzung automatischer Löschfristen für Bestandsdateien erhalten betroffene Kunden eine Ankündigung und Zeit zum Herunterladen. Gastdateien werden nach 24 Stunden gelöscht, auch nach anschließender Registrierung.
• Abrechnungsdaten: 10 Jahre gemäß handels- und steuerrechtlichen Vorgaben
• Sicherheitslogs: 90 Tage zur Missbrauchserkennung

9Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit widersprechen. Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen; wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr für diesen Zweck. Eine Werbeeinwilligung können Sie über den Abmeldelink oder unter support@sendmesafe.com widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: support@sendmesafe.com

10Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die zuständige Aufsichtsbehörde in Deutschland richtet sich nach Ihrem Wohnsitz oder dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes. Eine Liste der Aufsichtsbehörden finden Sie auf der Website des Bundesbeauftragten für den Datenschutz.

11Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung und Sicherheit der Plattform. Diese Cookies sind für den Betrieb der Plattform erforderlich und können nicht deaktiviert werden.

12Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:

• 256-Bit TLS/SSL-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten
• Regelmäßige Sicherheitsaudits
• Zugriffskontrollen und Protokollierung
• ISO 27001 zertifiziertes Informationssicherheitsmanagement

13Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie per E-Mail informieren. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar.

Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter: support@sendmesafe.com