5 Alternativen zu E-Mail-Anhängen für den Dokumentenaustausch

Die besten Alternativen zu E-Mail-Anhängen für den geschäftlichen Dokumentenaustausch sind Upload-Links, Cloud-Speicher, Managed File Transfer, Client-Portale und Secure Messaging. Jede Lösung hat ihre Stärken -- die richtige Wahl hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab. In diesem Beitrag vergleichen wir alle fünf Optionen hinsichtlich Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit, DSGVO-Konformität und Kosten.

Warum E-Mail-Anhänge keine Option mehr sind

Bevor wir zu den Alternativen kommen, ein kurzer Blick auf das Problem: E-Mail-Anhänge sind nach wie vor der meistgenutzte Weg für den Dokumentenaustausch in deutschen Unternehmen. Gleichzeitig sind sie einer der größten Schwachpunkte in der IT-Sicherheit. Die Gründe im Überblick:

• Keine garantierte Verschlüsselung bei der Übertragung
• Kein Audit-Trail für Zugriffe und Downloads
• Größenbeschränkungen (10-25 MB)
• Risiko von Fehlzustellungen und menschlichen Fehlern
• Keine Zugangskontrolle nach dem Versand
• Phishing- und Malware-Risiko

Eine ausführliche Analyse finden Sie in unserem Beitrag: Warum E-Mail-Anhänge ein Sicherheitsrisiko sind. Hier konzentrieren wir uns auf die Lösungen.

Alternative 1: Upload-Links

Was sind Upload-Links?

Upload-Links sind personalisierte, sichere URLs, über die Kunden oder Mandanten Dokumente direkt an Sie hochladen können. Sie erstellen den Link, konfigurieren Sicherheitsoptionen und teilen ihn mit dem Absender. Dieser öffnet den Link im Browser und lädt seine Dateien hoch -- ohne Konto, ohne Software.

Vorteile

• Einfachheit: Keine Registrierung oder Software-Installation für den Absender erforderlich.
• Richtungskontrolle: Sie bestimmen, wie und wohin Dateien gesendet werden.
• DSGVO-Konformität: Verschlüsselung, Passwortschutz, Ablaufdaten und Audit-Trail integriert.
• Kundenzuordnung: Dateien werden automatisch dem richtigen Kunden zugeordnet.
• Statusverfolgung: Sie sehen, welche Kunden Dokumente eingereicht haben.
• Konfigurierbar: Passwort, Ablaufdatum, Dateigrößenlimit individuell einstellbar.

Nachteile

• Nicht ideal für bidirektionale Zusammenarbeit an Dokumenten.
• Erfordert ein Konto beim Anbieter (für den Empfänger, nicht den Absender).

Am besten geeignet für

• Dokumentenempfang von Kunden, Mandanten und externen Partnern
• Steuerberater, Anwaltskanzleien, Personalabteilungen
• Unternehmen, die regelmäßig Dokumente von Dritten einsammeln
• Branchen mit hohen Datenschutzanforderungen

Anbieter

SendMeSafe bietet Upload-Links mit vollständiger DSGVO-Konformität, EU-Serverstandort und integriertem Audit-Trail.

Alternative 2: Cloud-Speicher (geteilte Ordner)

Was ist Cloud-Speicher?

Cloud-Speicherdienste wie Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox oder Nextcloud ermöglichen es, Dateien in der Cloud zu speichern und über geteilte Links oder Ordner mit anderen zu teilen.

Vorteile

• Kollaboration: Gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten möglich.
• Versionierung: Änderungen werden nachverfolgt, ältere Versionen bleiben erhalten.
• Integration: Nahtlose Einbindung in bestehende Office-Umgebungen (z. B. Microsoft 365, Google Workspace).
• Große Dateien: Speicherlimits sind meist großzügig.
• Synchronisation: Automatische Synchronisation zwischen Geräten.

Nachteile

• Kontozwang: Für die volle Funktionalität benötigt der Absender oft ein eigenes Konto.
• DSGVO-Bedenken: US-amerikanische Anbieter (Google, Microsoft, Dropbox) speichern Daten teilweise außerhalb der EU. Ein AVV ist zwar verfügbar, die Datenübermittlung in Drittländer bleibt problematisch.
• Komplexität: Die Verwaltung von Freigaben und Berechtigungen kann schnell unübersichtlich werden.
• Keine Kundenzuordnung: Dateien müssen manuell organisiert und Kunden zugeordnet werden.
• Kein Audit-Trail: Die meisten Cloud-Speicher bieten keine detaillierte Zugriffsdokumentation, die DSGVO-Anforderungen genügt.
• Überbreite Zugriffsrechte: Falsch konfigurierte Freigaben können unbeabsichtigt Zugriff auf weitere Dateien ermöglichen.

Am besten geeignet für

• Interne Zusammenarbeit im Team
• Langfristige Dokumentenablage und -verwaltung
• Projekte mit bidirektionalem Dokumentenaustausch
• Organisationen, die bereits ein Cloud-Ökosystem nutzen

Empfehlung

Cloud-Speicher ist ideal für die interne Zusammenarbeit, aber weniger geeignet für den Dokumentenempfang von externen Kunden. Die Kombination aus Cloud-Speicher (intern) und Upload-Links (extern) bietet das Beste aus beiden Welten.

Alternative 3: Managed File Transfer (MFT)

Was ist Managed File Transfer?

Managed File Transfer (MFT) sind Enterprise-Lösungen für den automatisierten, sicheren Dateitransfer zwischen Organisationen. Bekannte Anbieter sind IBM Sterling, Axway und GoAnywhere MFT.

Vorteile

• Höchste Sicherheit: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, umfassende Zugriffskontrollen.
• Automatisierung: Dateiübertragungen können zeitgesteuert oder ereignisgesteuert automatisiert werden.
• Compliance: Umfassende Audit-Trails und Reporting-Funktionen.
• Skalierbarkeit: Geeignet für große Datenmengen und hohe Übertragungsvolumen.
• Protokollvielfalt: Unterstützung für SFTP, FTPS, AS2, HTTP/S und weitere Protokolle.

Nachteile

• Hohe Kosten: MFT-Lösungen kosten typischerweise mehrere tausend Euro pro Jahr, oft fünfstellige Beträge.
• Komplexe Einrichtung: Die Implementierung erfordert IT-Expertise und kann Wochen bis Monate dauern.
• Überdimensioniert: Für kleine und mittelständische Unternehmen ist MFT in der Regel überdimensioniert.
• Benutzerunfreundlich: Die Bedienung erfordert technisches Know-how, sowohl intern als auch beim Gegenüber.
• Keine Endkunden-Tauglichkeit: Kunden oder Mandanten können MFT-Systeme in der Regel nicht ohne Einweisung nutzen.

Am besten geeignet für

• Großunternehmen mit hohem Datentransfervolumen
• Automatisierte B2B-Dateiübertragungen (z. B. EDI, Lieferkettenmanagement)
• Branchen mit sehr strengen regulatorischen Anforderungen (Finanzsektor, Pharma)
• Organisationen mit dedizierter IT-Abteilung

Empfehlung

MFT ist die richtige Wahl für Großunternehmen mit automatisierten Datentransferprozessen. Für den Dokumentenaustausch mit Kunden und Mandanten ist MFT überdimensioniert und zu komplex.

Alternative 4: Client-Portale (Kundenportale)

Was sind Client-Portale?

Client-Portale sind geschützte Webbereiche, in denen Kunden Dokumente hochladen, herunterladen und ihren Status einsehen können. Sie bieten eine dauerhafte digitale Schnittstelle zwischen Unternehmen und Kunde.

Vorteile

• Zentraler Anlaufpunkt: Kunden haben einen permanenten Ort für den Dokumentenaustausch.
• Self-Service: Kunden können eigenständig Dokumente einreichen und abrufen.
• Statusverfolgung: Kunden sehen den Bearbeitungsstand ihrer Anfragen.
• Branding: Das Portal trägt Ihr Unternehmensdesign.
• Dauerhaft: Im Gegensatz zu temporären Links bleibt das Portal bestehen.

Nachteile

• Kontozwang: Kunden müssen ein Konto erstellen und sich einloggen.
• Zugangshürde: Die Registrierung und Anmeldung schreckt manche Kunden ab.
• Wartungsaufwand: Portale müssen gepflegt, aktualisiert und gesichert werden.
• Hohe Kosten: Professionelle Portalösungen sind deutlich teurer als einfachere Alternativen.
• Einrichtungsaufwand: Die Implementierung ist komplexer als bei Upload-Links.

Am besten geeignet für

• Unternehmen mit langfristigen Kundenbeziehungen und häufigem Dokumentenaustausch
• Branchen, in denen Kunden regelmäßig auf Dokumente zugreifen müssen
• Organisationen, die bereits ein CRM oder ERP mit Portalfunktion nutzen

Empfehlung

Client-Portale sind ideal für dauerhafte Kundenbeziehungen mit häufigem, bidirektionalem Dokumentenaustausch. Für gelegentliche Dokumentenanforderungen sind Upload-Links die schlankere Lösung. SendMeSafe bietet übrigens auch ein Kundenportal, das Upload-Links mit Self-Service-Funktionalität kombiniert.

Alternative 5: Secure Messaging

Was ist Secure Messaging?

Secure Messaging umfasst verschlüsselte Nachrichtendienste, die auch Dateianhänge unterstützen. Bekannte Vertreter sind Signal, Threema Work und branchenspezifische Lösungen wie KIM (Kommunikation im Medizinwesen).

Vorteile

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Nachrichten und Anhänge sind durchgehend verschlüsselt.
• Echtzeitkommunikation: Schnelle, direkte Kommunikation mit Dokumentenaustausch.
• Mobile-First: Optimiert für die Nutzung auf Smartphones und Tablets.
• Einfache Bedienung: Die meisten Messenger sind intuitiv zu bedienen.

Nachteile

• App-Pflicht: Der Absender muss die gleiche App installiert haben.
• Keine Struktur: Dokumente gehen in Chatverläufen unter, keine systematische Ablage.
• Kein Audit-Trail: Zugriffe und Downloads werden nicht im Detail protokolliert.
• Dateigrenzen: Viele Messenger begrenzen die Dateigröße auf wenige MB.
• Keine Kundenverwaltung: Keine Zuordnung von Dokumenten zu Kunden oder Projekten.
• Keine Archivierung: Chatverläufe und Dateien können verloren gehen, wenn ein Gerät gewechselt wird.

Am besten geeignet für

• Schnelle, informelle Kommunikation mit Dateianhängen
• Teams, die bereits einen gemeinsamen Messenger nutzen
• Situationen, in denen Echtzeitkommunikation wichtiger ist als Dokumentenmanagement

Empfehlung

Secure Messaging ist gut für schnelle Absprachen, aber nicht für den systematischen Dokumentenaustausch geeignet. Die fehlende Struktur und Nachverfolgung machen es für den geschäftlichen Dokumentenempfang unbrauchbar.

Vergleichsübersicht: Alle 5 Alternativen auf einen Blick

Kriterium	Upload-Links	Cloud-Speicher	MFT	Client-Portal	Secure Messaging
Konto für Absender nötig	Nein	Oft ja	Ja	Ja	Ja (App)
Einrichtungsaufwand	Minimal	Gering	Hoch	Mittel-Hoch	Gering
DSGVO-Konformität	Hoch	Mittel	Hoch	Hoch	Mittel
Audit-Trail	Ja	Eingeschränkt	Ja	Ja	Nein
Kosten	Gering	Gering-Mittel	Hoch	Mittel-Hoch	Gering
Kundenzuordnung	Automatisch	Manuell	Automatisch	Automatisch	Nein
Geeignet für Externe	Ideal	Bedingt	Nein	Bedingt	Bedingt
Dateigröße	Flexibel	Großzügig	Unbegrenzt	Flexibel	Begrenzt
Bidirektional	Via Share-Links	Ja	Ja	Ja	Ja

Unsere Empfehlung: Die richtige Lösung für Ihren Bedarf

Für den Dokumentenempfang von Kunden und Mandanten

Upload-Links sind die klare Empfehlung. Sie bieten die perfekte Balance aus Sicherheit, Einfachheit und DSGVO-Konformität. Der Absender braucht kein Konto, keine App, keine technischen Kenntnisse -- nur einen Browser.

Für die interne Zusammenarbeit

Cloud-Speicher (Google Drive, OneDrive, Nextcloud) ist die beste Wahl für die teamübergreifende Arbeit an Dokumenten.

Für automatisierte B2B-Datentransfers

Managed File Transfer ist die richtige Lösung für Unternehmen mit hohem Datentransfervolumen und Automatisierungsbedarf.

Für dauerhafte Kundenbeziehungen

Client-Portale eignen sich für Unternehmen, deren Kunden regelmäßig auf Dokumente zugreifen oder einreichen müssen. SendMeSafe kombiniert Upload-Links mit einem Kundenportal für das Beste aus beiden Welten.

Für schnelle Abstimmungen

Secure Messaging ergänzt andere Lösungen für die informelle Echtzeitkommunikation.

Die Kombination macht den Unterschied

In der Praxis nutzen die meisten Unternehmen eine Kombination aus mehreren Lösungen:

• Upload-Links für den sicheren Dokumentenempfang von Kunden
• Share-Links für den sicheren Dokumentenversand an Kunden
• Cloud-Speicher für die interne Ablage und Zusammenarbeit
• Messenger für schnelle Abstimmungen

SendMeSafe deckt mit Upload-Links, Share-Links und integriertem Messenger die drei wichtigsten Anwendungsfälle ab -- in einer einzigen, DSGVO-konformen Plattform.

Fazit

E-Mail-Anhänge sind für den geschäftlichen Dokumentenaustausch nicht mehr zeitgemäß. Die fünf vorgestellten Alternativen lösen die Probleme auf unterschiedliche Weise. Für die meisten Unternehmen bieten Upload-Links das beste Verhältnis aus Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Kosten -- insbesondere wenn es um den Dokumentenempfang von externen Kunden und Partnern geht.

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