Der ultimative Guide zur DSGVO-konformen Dateiübertragung

DSGVO-konforme Dateiübertragung bedeutet, personenbezogene Daten so zu versenden und zu empfangen, dass alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung erfüllt werden. Für Unternehmen ist das keine optionale Kür, sondern Pflicht -- Verstöße können Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes nach sich ziehen. In diesem Guide erfahren Sie die fünf zentralen Anforderungen, typische Fehler und wie Sie Ihre Dateiübertragung in der Praxis absichern.

Warum Dateiübertragung ein DSGVO-Thema ist

Jedes Mal, wenn Sie eine Datei mit personenbezogenen Daten versenden oder empfangen, findet eine Verarbeitung im Sinne der DSGVO statt. Das gilt für Verträge, Ausweiskopien, Lohnabrechnungen, Gesundheitsdaten und viele weitere Dokumenttypen. Die DSGVO verlangt, dass diese Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen geschieht -- unabhängig davon, ob Sie die Datei per E-Mail, Cloud-Speicher oder Upload-Link übertragen.

Besonders kritisch wird es, wenn Dritte involviert sind: Mandanten, Kunden oder externe Dienstleister, die Ihnen Dokumente zusenden. Hier liegt die Verantwortung nicht nur beim Absender, sondern auch beim Empfänger. Als Unternehmen müssen Sie sicherstellen, dass der von Ihnen angebotene Übertragungsweg den Anforderungen der DSGVO genügt.

Die 5 zentralen Anforderungen der DSGVO an die Dateiübertragung

1. Verschlüsselung der Übertragung und Speicherung

Artikel 32 DSGVO verlangt „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen", um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Für die Dateiübertragung bedeutet das konkret:

Transportverschlüsselung (TLS/SSL): Dateien müssen während der Übertragung verschlüsselt sein. Einfache E-Mail-Anhänge erfüllen diese Anforderung häufig nicht, da die Verschlüsselung zwischen Mailservern nicht garantiert ist.
Verschlüsselung bei Speicherung (at rest): Sobald Dateien auf einem Server zwischengespeichert werden, müssen sie verschlüsselt abgelegt werden.
Zugangskontrolle: Nur autorisierte Personen dürfen auf die übertragenen Dateien zugreifen.

Eine sichere Upload-Lösung stellt sicher, dass sowohl der Upload als auch die Speicherung verschlüsselt erfolgen -- ohne dass der Absender technisches Know-how mitbringen muss.

2. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Wenn Sie einen externen Dienst für die Dateiübertragung nutzen, handelt es sich in der Regel um eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Das bedeutet:

Sie benötigen einen schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter.
Der AVV muss den Gegenstand, die Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung regeln.
Der Anbieter muss hinreichende Garantien für technische und organisatorische Maßnahmen bieten.
Sie müssen prüfen, ob der Anbieter Daten in Drittländer übermittelt und ob hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.

Viele kostenlose Dateiübertragungsdienste haben ihren Sitz außerhalb der EU und bieten keinen AVV an. Für geschäftliche Zwecke sind sie daher ungeeignet.

3. Dokumentation und Nachweispflicht

Die DSGVO verlangt, dass Sie nachweisen können, dass Sie die Verordnung einhalten (Rechenschaftspflicht, Art. 5 Abs. 2). Für die Dateiübertragung heißt das:

Protokollierung: Wer hat wann welche Datei hochgeladen oder heruntergeladen?
Audit-Trail: Lückenlose Nachverfolgung aller Zugriffe und Aktionen.
Löschnachweis: Dokumentation, wann Dateien gelöscht wurden.

Ein Audit-Trail ist keine optionale Funktion, sondern eine regulatorische Notwendigkeit. E-Mail bietet diese Nachvollziehbarkeit nicht.

4. Datenminimierung und Zweckbindung

Nach Art. 5 DSGVO dürfen nur die Daten verarbeitet werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Für die Dateiübertragung bedeutet das:

Zweckgebundene Links: Upload-Links sollten für einen bestimmten Zweck erstellt werden und nicht unbegrenzt nutzbar sein.
Ablaufdaten: Links und gespeicherte Dateien sollten automatisch ablaufen.
Dateigrößen- und Typbeschränkungen: Nur die tatsächlich benötigten Dateiformate und -größen sollten zugelassen werden.
Automatische Löschung: Dateien sollten nach Verarbeitung des Anliegens gelöscht werden.

5. Betroffenenrechte gewährleisten

Personen, deren Daten übertragen werden, haben Rechte nach der DSGVO: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Ihr Dateiübertragungssystem muss es Ihnen ermöglichen, diese Rechte umzusetzen:

Auskunft: Sie müssen wissen, welche Dateien einer Person Sie gespeichert haben.
Löschung: Sie müssen Dateien auf Anfrage löschen können -- aus dem Speicher und aus Backups.
Datenübertragbarkeit: Sie müssen Dateien in einem gängigen Format bereitstellen können.

Typische Fehler bei der Dateiübertragung

Fehler 1: E-Mail als Standard-Übertragungsweg

E-Mail ist der häufigste und gleichzeitig unsicherste Weg, Dokumente auszutauschen. Fehlende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, kein Audit-Trail, kein Ablaufdatum und die Gefahr von Fehlzustellungen machen E-Mail-Anhänge zu einem erheblichen Sicherheitsrisiko.

Fehler 2: Kostenlose Cloud-Dienste ohne AVV

Dienste wie WeTransfer, Google Drive oder Dropbox in der kostenlosen Version bieten keinen AVV und speichern Daten häufig außerhalb der EU. Für geschäftliche Dokumente mit personenbezogenen Daten sind sie ohne zusätzliche Maßnahmen nicht DSGVO-konform.

Fehler 3: Fehlende Zugangskontrolle

Dateien ohne Passwortschutz oder Zugangsbeschränkung über öffentliche Links zu teilen, verstößt gegen das Prinzip der Vertraulichkeit. Jeder, der den Link kennt oder errät, kann auf die Daten zugreifen.

Fehler 4: Keine Löschfristen

Dateien unbegrenzt auf Servern liegen zu lassen, verstößt gegen den Grundsatz der Speicherbegrenzung. Ohne definierte Aufbewahrungsfristen und automatische Löschung wächst das Risiko mit jedem weiteren Dokument.

Fehler 5: Keine Dokumentation

„Wir haben die Datei irgendwann per E-Mail bekommen" ist kein Nachweis, der einer Aufsichtsbehörde genügt. Ohne Protokollierung können Sie weder belegen, wie Sie Daten empfangen haben, noch wann sie gelöscht wurden.

Praktische Umsetzung: DSGVO-konforme Dateiübertragung in 4 Schritten

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Erfassen Sie, welche Dateien mit personenbezogenen Daten Sie regelmäßig empfangen und versenden. Typische Beispiele:

Verträge und Vollmachten
Ausweiskopien und Legitimationsdokumente
Gehaltsabrechnungen und Steuerbescheide
Gesundheitsdaten und Befunde
Fotos und Videos mit erkennbaren Personen

Schritt 2: Risikoanalyse

Bewerten Sie für jeden Dokumenttyp das Risiko: Wie sensibel sind die Daten? Welche Folgen hätte ein unbefugter Zugriff? Je höher das Risiko, desto stärker müssen die Schutzmaßnahmen sein.

Schritt 3: Geeignete Lösung wählen

Wählen Sie eine Dateiübertragungslösung, die alle fünf DSGVO-Anforderungen erfüllt. Achten Sie besonders auf:

Server-Standort in der EU
Verfügbarkeit eines AVV
Verschlüsselung bei Transport und Speicherung
Protokollierung und Audit-Trail
Konfigurierbare Ablaufdaten und Zugangsbeschränkungen

SendMeSafe wurde genau für diese Anforderungen entwickelt: Deutsche Infrastruktur, AVV-fähig, vollständige Verschlüsselung, lückenloser Audit-Trail und flexible Konfigurationsmöglichkeiten.

Schritt 4: Prozesse etablieren

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Lösung. Definieren Sie verbindliche Prozesse:

Welche Dokumente werden über welchen Kanal empfangen?
Wer ist für die Löschung verantwortlich?
Wie werden Betroffenenrechte umgesetzt?
Was passiert bei einer Datenpanne?

Wie SendMeSafe DSGVO-konforme Dateiübertragung ermöglicht

SendMeSafe wurde von Grund auf für den DSGVO-konformen Dokumentenaustausch entwickelt. Die Plattform adressiert alle fünf zentralen Anforderungen:

Anforderung	SendMeSafe-Lösung
Verschlüsselung	TLS bei Übertragung, verschlüsselte Speicherung auf EU-Servern
AVV	Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar
Dokumentation	Vollständiger Audit-Trail für alle Aktionen
Datenminimierung	Konfigurierbare Ablaufdaten, Dateigrößenlimits, automatische Löschung
Betroffenenrechte	Übersichtliches Kundenverwaltungssystem mit Löschfunktion

Mit Upload-Links erstellen Sie in wenigen Sekunden einen sicheren Kanal, über den Ihre Kunden und Mandanten Dokumente hochladen können. Optional mit Passwortschutz, Ablaufdatum und Dateigrößenbeschränkung. Für die Gegenrichtung nutzen Sie Share-Links, um Dateien sicher an Empfänger zu übermitteln.

Checkliste: Ist Ihre Dateiübertragung DSGVO-konform?

Prüfen Sie Ihren aktuellen Prozess anhand dieser Fragen:

Werden Dateien bei der Übertragung verschlüsselt (TLS)?
Werden Dateien bei der Speicherung verschlüsselt (at rest)?
Haben Sie einen AVV mit Ihrem Dateiübertragungsdienst?
Werden Zugriffe protokolliert (Audit-Trail)?
Gibt es automatische Ablaufdaten für geteilte Dateien?
Können Sie Dateien auf Anfrage einer betroffenen Person löschen?
Befinden sich die Server in der EU?
Sind Ihre Mitarbeiter im sicheren Umgang mit Dateien geschult?

Wenn Sie nicht alle Fragen mit „Ja" beantworten können, besteht Handlungsbedarf. Eine detaillierte Checkliste finden Sie in unserem Beitrag zur DSGVO-Checkliste für den Dokumentenempfang.

Fazit

DSGVO-konforme Dateiübertragung ist kein Hexenwerk, erfordert aber ein bewusstes Vorgehen. Die fünf Kernanforderungen -- Verschlüsselung, AVV, Dokumentation, Datenminimierung und Betroffenenrechte -- lassen sich mit der richtigen Lösung effizient umsetzen. Wer weiterhin auf unverschlüsselte E-Mails oder kostenlose Cloud-Dienste setzt, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch das Vertrauen seiner Kunden und Geschäftspartner.

Bereit für DSGVO-konforme Dateiübertragung? Testen Sie SendMeSafe 14 Tage kostenlos und erleben Sie, wie einfach sicherer Dokumentenaustausch sein kann. Keine Kreditkarte erforderlich.