Upload-Link erstellen in 60 Sekunden: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Einen sicheren Upload-Link erstellen Sie mit SendMeSafe in unter 60 Sekunden: Kunde anlegen, Link erstellen, Optionen wählen, Link teilen -- fertig. In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir Ihnen den gesamten Prozess und geben Tipps für die optimale Konfiguration.

Was ist ein Upload-Link?

Ein Upload-Link ist eine sichere, personalisierte URL, die Sie an Kunden, Mandanten oder Partner senden. Der Empfänger öffnet den Link im Browser und kann direkt Dateien an Sie hochladen -- ohne Konto, ohne Software-Installation, ohne technische Kenntnisse.

Im Gegensatz zu E-Mail-Anhängen bieten Upload-Links:

Verschlüsselte Übertragung und Speicherung
Optionalen Passwortschutz und Ablaufdatum
Automatische Zuordnung zum Kunden
Lückenlosen Audit-Trail
DSGVO-Konformität

Mehr zu den Vorteilen von Upload-Links gegenüber herkömmlichen Methoden finden Sie in unserem Beitrag: Warum E-Mail-Anhänge ein Sicherheitsrisiko sind.

Voraussetzung: SendMeSafe-Konto

Bevor Sie Upload-Links erstellen können, benötigen Sie ein SendMeSafe-Konto. Die Registrierung ist kostenlos und dauert weniger als eine Minute:

Besuchen Sie sendmesafe.com/auth/register.
Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort ein.
Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse.
Fertig -- Sie können sofort loslegen.

Die kostenlose Testphase dauert 14 Tage und umfasst alle Funktionen. Keine Kreditkarte erforderlich.

Schritt 1: Kunden anlegen (15 Sekunden)

Nach dem Login landen Sie im Dashboard. Der erste Schritt ist das Anlegen eines Kunden, für den Sie den Upload-Link erstellen möchten.

So legen Sie einen Kunden an

Klicken Sie im Seitenmenü auf Kunden.
Klicken Sie auf Neuer Kunde.
Geben Sie den Namen des Kunden ein (z. B. „Müller GmbH" oder „Max Mustermann").
Optional: Fügen Sie eine E-Mail-Adresse hinzu, um den Kunden später einfacher zu kontaktieren.
Klicken Sie auf Speichern.

Das war's. Der Kunde ist angelegt und erscheint in Ihrer Kundenliste.

Tipp: Kunden organisieren

Das Kundenverwaltungssystem von SendMeSafe ermöglicht es Ihnen, Kunden mit Status zu versehen: Offen, Teilweise, Vollständig. So behalten Sie den Überblick, welche Kunden bereits alle benötigten Dokumente eingereicht haben.

Schritt 2: Upload-Link erstellen (15 Sekunden)

Nachdem der Kunde angelegt ist, erstellen Sie den Upload-Link.

So erstellen Sie einen Upload-Link

Navigieren Sie zur Kundenseite oder klicken Sie auf Upload-Links im Seitenmenü.
Klicken Sie auf Neuer Upload-Link.
Wählen Sie den Kunden aus, für den der Link bestimmt ist.
Klicken Sie auf Erstellen.

Der Upload-Link ist jetzt erstellt und einsatzbereit. Im nächsten Schritt konfigurieren Sie die optionalen Sicherheitseinstellungen.

Schritt 3: Optionen konfigurieren (20 Sekunden)

SendMeSafe bietet mehrere Optionen, um den Upload-Link an Ihre Anforderungen anzupassen. Alle Optionen sind optional -- der Link funktioniert auch ohne zusätzliche Konfiguration.

Passwortschutz

Setzen Sie ein Passwort, das der Kunde beim Öffnen des Links eingeben muss. Das Passwort teilen Sie dem Kunden über einen separaten Kanal mit (z. B. telefonisch oder per SMS).

Wann sinnvoll:

Bei besonders sensiblen Dokumenten (Steuerbescheide, Gesundheitsdaten, Ausweiskopien)
Wenn der Link über einen unsicheren Kanal geteilt wird
Bei hohen Compliance-Anforderungen

Ablaufdatum

Legen Sie fest, bis wann der Link gültig sein soll. Nach dem Ablaufdatum können keine weiteren Dateien hochgeladen werden.

Empfehlungen:

Für einmalige Dokumentenanforderungen: 7-14 Tage
Für die Steuererklärungssaison: Bis zum Abgabetermin
Für laufende Prozesse: Kein Ablaufdatum oder mehrere Monate

Dateigrößenlimit

Begrenzen Sie die maximale Dateigröße, die über den Link hochgeladen werden kann. Das verhindert, dass übermäßig große Dateien Ihren Speicher belasten.

Empfehlungen:

Für Standard-Dokumente (PDFs, Scans): 10-25 MB
Für Fotos und Bilder: 25-50 MB
Für Videos oder große Dateien: Entsprechend anpassen

Beschreibung

Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, die der Kunde beim Öffnen des Links sieht. Nutzen Sie diese, um klar zu kommunizieren, welche Dokumente Sie benötigen.

Beispiel:

Bitte laden Sie folgende Unterlagen hoch:

Lohnsteuerbescheinigung 2025

Kontoauszüge Januar-Dezember 2025

Belege für Werbungskosten

Schritt 4: Link teilen (10 Sekunden)

Nachdem Sie den Link erstellt und konfiguriert haben, teilen Sie ihn mit Ihrem Kunden.

Per E-Mail teilen

Kopieren Sie den Link und fügen Sie ihn in eine E-Mail ein. Der Link selbst enthält keine vertraulichen Informationen -- er ist lediglich der Zugang zum sicheren Upload-Bereich.

Beispiel-E-Mail:

Betreff: Sichere Dokumentenübermittlung

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

bitte übermitteln Sie mir die benötigten Unterlagen über den folgenden sicheren Link:

[Upload-Link einfügen]

Der Link ist bis zum [Datum] gültig. Sie benötigen kein Konto -- öffnen Sie einfach den Link und laden Sie Ihre Dateien hoch.

Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Weitere Möglichkeiten

Per Brief: Drucken Sie den Link aus und versenden Sie ihn per Post. Ideal für Mandanten, die den digitalen Weg bevorzugen, aber den Link lieber auf Papier erhalten.
Per Messenger: Teilen Sie den Link über den integrierten Messenger oder einen externen Messenger.
QR-Code: Erstellen Sie einen QR-Code aus dem Link, den Kunden mit dem Smartphone scannen können.

Schritt 5: Uploads empfangen und verwalten

Sobald Ihr Kunde Dateien hochgeladen hat, werden Sie per Benachrichtigung informiert. Sie können die Benachrichtigungen nach Ihren Wünschen konfigurieren: per E-Mail, im Dashboard oder über die Desktop-App.

Uploads einsehen

Navigieren Sie zur Kundenübersicht oder zu den Upload-Links.
Sie sehen alle hochgeladenen Dateien mit folgenden Informationen:
- Dateiname und -typ
- Upload-Datum und -uhrzeit
- Dateigröße
Laden Sie einzelne Dateien herunter oder verarbeiten Sie sie direkt.

Status verfolgen

Das Kundenverwaltungssystem zeigt Ihnen den Status jedes Kunden:

Offen: Noch keine Dokumente eingereicht.
Teilweise: Einige Dokumente eingereicht, aber noch nicht vollständig.
Vollständig: Alle benötigten Dokumente liegen vor.

So behalten Sie den Überblick -- auch bei Hunderten von Kunden.

Schritt 6: Dokumente sicher zurücksenden (optional)

Wenn Sie Dokumente an Ihren Kunden zurücksenden möchten (z. B. unterschriebene Verträge, Steuerbescheide, Gutachten), nutzen Sie Share-Links.

Share-Links funktionieren wie Upload-Links in der Gegenrichtung:

Laden Sie die Dokumente hoch, die Sie teilen möchten.
Erstellen Sie einen Share-Link mit optionalem Passwort und Ablaufdatum.
Senden Sie den Link an Ihren Kunden.
Ihr Kunde lädt die Dokumente herunter.
Sie sehen im Audit-Trail, wann die Dokumente heruntergeladen wurden.

Best Practices für Upload-Links

Klare Kommunikation

Teilen Sie Ihrem Kunden genau mit, welche Dokumente Sie benötigen. Eine klare Beschreibung im Upload-Link oder in der begleitenden E-Mail reduziert Rückfragen und Nachlieferungen.

Passwörter separat kommunizieren

Wenn Sie ein Passwort für den Upload-Link setzen, senden Sie es über einen anderen Kanal als den Link selbst. Beispiel: Link per E-Mail, Passwort per Telefon oder SMS. So stellen Sie sicher, dass ein Angreifer, der eine der beiden Kommunikationen abfängt, noch keinen Zugriff hat.

Ablaufdaten sinnvoll wählen

Zu kurze Ablaufdaten frustrieren Kunden, die nicht rechtzeitig reagieren. Zu lange Ablaufdaten oder kein Ablaufdatum erhöhen das Sicherheitsrisiko. Wählen Sie einen Zeitraum, der dem Anlass entspricht:

Dringende Anfragen: 3-7 Tage
Reguläre Anfragen: 14-30 Tage
Laufende Prozesse: 3-6 Monate

Benachrichtigungen aktivieren

Aktivieren Sie Benachrichtigungen, damit Sie sofort informiert werden, wenn ein Kunde Dokumente hochlädt. So können Sie zeitnah reagieren und Ihren Kunden zeigen, dass ihre Dokumente angekommen sind.

Links nicht mehrfach verwenden

Erstellen Sie für jeden Kunden und jeden Anlass einen eigenen Upload-Link. So bleiben Dokumente klar zugeordnet und Sie behalten den Überblick. Nutzen Sie nicht einen einzigen Link für alle Kunden.

Häufige Fragen

Braucht mein Kunde ein Konto bei SendMeSafe?

Nein. Ihr Kunde benötigt nur einen Browser. Kein Konto, keine App, keine Registrierung. Er öffnet den Link, lädt Dateien hoch -- fertig.

Funktioniert der Upload auf dem Smartphone?

Ja. Upload-Links funktionieren auf jedem Gerät mit einem modernen Browser: Computer, Tablet und Smartphone. Kunden können Fotos direkt von der Kamera hochladen oder Dateien aus dem Dateisystem auswählen.

Wie sicher ist die Übertragung?

Alle Dateien werden über eine TLS-verschlüsselte Verbindung übertragen und verschlüsselt auf EU-Servern gespeichert. Weitere Details finden Sie auf unserer Sicherheitsseite und in der Verschlüsselungsdokumentation.

Kann ich sehen, ob mein Kunde den Link geöffnet hat?

Ja. Der Audit-Trail protokolliert alle Aktionen: Wann der Link geöffnet wurde, wann Dateien hochgeladen wurden und welche Dateien es waren.

Was passiert nach dem Ablaufdatum?

Nach dem Ablaufdatum ist der Upload-Link nicht mehr nutzbar. Bereits hochgeladene Dateien bleiben gespeichert und zugänglich. Sie können bei Bedarf einen neuen Link erstellen.

Kann ich den Link nachträglich ändern?

Ja. Sie können Passwort, Ablaufdatum und Beschreibung jederzeit anpassen. Der Link selbst (die URL) bleibt dabei gleich.

Gibt es ein Limit für die Anzahl der Dateien?

Es gibt kein festes Limit für die Anzahl der Dateien, die über einen Upload-Link hochgeladen werden können. Die verfügbaren Limits hängen von Ihrem Abonnement ab.

Zusammenfassung: Upload-Link in 60 Sekunden

Schritt	Aktion	Dauer
1	Kunde anlegen	~15 Sekunden
2	Upload-Link erstellen	~15 Sekunden
3	Optionen konfigurieren	~20 Sekunden
4	Link an Kunden senden	~10 Sekunden
Gesamt		~60 Sekunden

Nach diesen vier Schritten hat Ihr Kunde einen sicheren, DSGVO-konformen Weg, um Ihnen Dokumente zu übermitteln. Sie behalten die volle Kontrolle und Übersicht -- vom Upload bis zur Löschung.

Fazit

Einen sicheren Upload-Link zu erstellen, ist mit SendMeSafe so einfach wie das Versenden einer E-Mail -- nur deutlich sicherer. In weniger als einer Minute haben Sie einen vollständig konfigurierten, DSGVO-konformen Kanal für den Dokumentenempfang eingerichtet. Ihre Kunden profitieren von einem einfachen Prozess ohne Registrierung, und Sie behalten den Überblick über alle eingereichten Dokumente.

Probieren Sie es selbst aus. Erstellen Sie Ihren ersten Upload-Link -- kostenlos und in unter 60 Sekunden. 14 Tage Testphase, keine Kreditkarte erforderlich.