WeTransfer für Unternehmen? Warum Upload-Links besser sind

WeTransfer ist eine beliebte Lösung für die private Dateiübertragung, aber für Unternehmen mit DSGVO-Pflichten und professionellen Anforderungen ungeeignet. Dedizierte Upload-Links bieten alles, was WeTransfer fehlt: DSGVO-Konformität, Mandantenzuordnung, Audit-Trail und volle Kontrolle über den Dokumentenempfang. In diesem Beitrag vergleichen wir beide Ansätze und zeigen, warum Unternehmen auf eine professionelle Alternative umsteigen sollten.

Was WeTransfer gut kann

WeTransfer hat seinen Erfolg verdient. Der Dienst löst ein reales Problem auf die einfachste denkbare Weise: Große Dateien von A nach B übertragen, ohne Konto, ohne Installation, ohne Konfiguration. Datei hochladen, E-Mail-Adresse eingeben, senden. Fertig.

Für den privaten Gebrauch und für unkritische Dateien ist WeTransfer nach wie vor eine brauchbare Lösung. Urlaubsfotos, Designentwürfe ohne vertraulichen Inhalt oder Musikdateien -- für all das funktioniert WeTransfer gut.

WeTransfer Pro und Business

WeTransfer bietet auch kostenpflichtige Varianten mit zusätzlichen Funktionen:

WeTransfer Pro: Größere Dateien (bis 200 GB), eigene Hintergründe, Passwortschutz
WeTransfer Business: Team-Funktionen, eigene Branding-Seiten, Portale

Diese Varianten adressieren einige der Einschränkungen der kostenlosen Version, lösen aber die grundlegenden Probleme für den geschäftlichen Einsatz nicht.

Wo WeTransfer für Unternehmen scheitert

1. DSGVO-Konformität ist fraglich

WeTransfer ist ein niederländisches Unternehmen und speichert Daten auf Servern in der EU und den USA. Für die kostenlose Version gibt es keinen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Selbst in der Business-Version bestehen Bedenken:

Serverstandort: Daten können auf US-Servern verarbeitet werden.
Drittanbieter: WeTransfer nutzt zahlreiche Unterauftragsverarbeiter, deren Datenschutzstandards Sie als Verantwortlicher prüfen müssten.
Datennutzung: Die Datenschutzerklärung von WeTransfer erlaubt die Nutzung bestimmter Metadaten für eigene Zwecke.

Für eine ausführliche Analyse der DSGVO-Anforderungen an die Dateiübertragung lesen Sie unseren Guide zur DSGVO-konformen Dateiübertragung.

2. Falsche Richtung: WeTransfer ist zum Senden, nicht zum Empfangen

Das Kernproblem: WeTransfer ist dafür konzipiert, dass Sie Dateien an jemand anderen senden. Im geschäftlichen Alltag ist es aber oft umgekehrt -- Sie möchten Dokumente von Kunden, Mandanten oder Partnern empfangen.

Wenn Sie Ihren Kunden sagen „Senden Sie mir die Dokumente über WeTransfer", passiert Folgendes:

Der Kunde muss selbst ein WeTransfer-Konto nutzen oder die kostenlose Version verwenden.
Sie haben keine Kontrolle über den Übertragungsweg.
Die Dateien landen in Ihrer E-Mail-Inbox, nicht in einem strukturierten System.
Es gibt keine automatische Zuordnung zum Kunden.
Sie erhalten möglicherweise einen Link, der nach 7 Tagen abläuft und dann nicht mehr funktioniert.

3. Kein Kundenbezug und keine Struktur

WeTransfer kennt keine Kunden, Mandanten oder Projekte. Jede Übertragung ist ein einzelner, isolierter Vorgang:

Keine Mandantenzuordnung: Sie müssen Dateien manuell dem richtigen Kunden zuordnen.
Keine Statusverfolgung: Sie sehen nicht, welche Kunden bereits Dokumente eingereicht haben.
Kein Überblick: Bei vielen Kunden und Dokumenten verlieren Sie schnell die Übersicht.
Keine Historie: Vergangene Übertragungen sind schwer nachzuverfolgen.

4. Fehlender Audit-Trail

WeTransfer protokolliert keine Zugriffe in einer Form, die für die DSGVO-Dokumentation ausreicht:

Wann wurde eine Datei hochgeladen? (Nur ungefähr über das Ablaufdatum ableitbar)
Wer hat die Datei heruntergeladen? (Keine detaillierte Protokollierung)
Wann wurde die Datei gelöscht? (Automatisch nach 7 Tagen, ohne Nachweis)
Wie oft wurde auf die Datei zugegriffen? (Begrenzte Informationen in der Pro-Version)

Für Branchen mit strengen Dokumentationspflichten -- wie Steuerberater, Anwaltskanzleien oder das Gesundheitswesen -- ist das nicht ausreichend. Ein lückenloser Audit-Trail ist hier Pflicht.

5. Begrenzte Kontrolle und Konfiguration

Unternehmen benötigen Kontrolle über den Dokumentenempfang:

Dateitypen einschränken: Welche Formate sollen akzeptiert werden?
Dateigrößen begrenzen: Wie groß dürfen einzelne Dateien sein?
Individuelle Ablaufdaten: Wann soll ein Link ungültig werden?
Passwortschutz: Sollen Links zusätzlich geschützt werden?
Benachrichtigungen: Wer soll informiert werden, wenn neue Dateien eintreffen?

WeTransfer bietet einige dieser Optionen in der Pro-Version, aber nicht in der Tiefe und Flexibilität, die Unternehmen benötigen.

6. Kein professioneller Auftritt

Wenn Sie Kunden bitten, Ihnen Dokumente über WeTransfer zu senden, wirkt das wenig professionell. Der Kunde besucht eine fremde Website, sieht WeTransfer-Werbung (kostenlose Version) und fragt sich möglicherweise, ob das der richtige Weg ist, vertrauliche Dokumente zu übermitteln.

Ein eigener, personalisierter Upload-Link signalisiert Professionalität und Vertrauenswürdigkeit.

Upload-Links: Die professionelle Alternative

Upload-Links sind das, was Unternehmen tatsächlich brauchen: eine Lösung, die speziell für den sicheren Empfang von Dokumenten entwickelt wurde.

So funktioniert der Upload-Link

Sie erstellen einen Upload-Link für einen bestimmten Kunden oder Zweck.
Sie konfigurieren den Link (Passwort, Ablaufdatum, Dateigröße, Beschreibung).
Sie senden den Link an Ihren Kunden.
Der Kunde öffnet den Link im Browser und lädt seine Dokumente hoch.
Die Dateien werden verschlüsselt übertragen und automatisch dem Kunden zugeordnet.
Sie erhalten eine Benachrichtigung und können die Dateien verwalten.

Der entscheidende Unterschied

Der fundamentale Unterschied zwischen WeTransfer und Upload-Links ist die Richtung:

WeTransfer: Der Kunde sendet Ihnen etwas (unkontrolliert).
Upload-Link: Sie stellen dem Kunden einen sicheren Kanal bereit (kontrolliert).

Mit einem Upload-Link behalten Sie die Kontrolle. Sie bestimmen die Regeln: welche Dateien, wie groß, bis wann, mit welchem Schutz. Der Kunde folgt einfach Ihren Vorgaben.

Detailvergleich: WeTransfer vs. Upload-Links

Kriterium	WeTransfer (kostenlos)	WeTransfer Business	Upload-Links (SendMeSafe)
Richtung	Sender → Empfänger	Sender → Empfänger	Empfänger erstellt Link
DSGVO-konform	Nein	Eingeschränkt	Ja
AVV verfügbar	Nein	Ja	Ja
Server-Standort	EU + USA	EU + USA	EU (Deutschland)
Audit-Trail	Nein	Eingeschränkt	Vollständig
Kundenzuordnung	Nein	Nein	Automatisch
Statusverfolgung	Nein	Nein	Ja
Passwortschutz	Nein	Ja	Ja
Ablaufdatum	7 Tage (fest)	Konfigurierbar	Frei konfigurierbar
Dateigrößenlimit	2 GB	200 GB	Konfigurierbar
Mandant braucht Konto	Nein	Nein	Nein
Kosten	Kostenlos	Ab 10 EUR/Monat	Ab 0 EUR (Testphase)

Für wen lohnt sich der Umstieg?

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

Die Sammlung von Mandantendokumenten ist ein Kernprozess, der mit Upload-Links drastisch vereinfacht wird. Unser Guide für Steuerberater zeigt den konkreten Workflow.

Anwaltskanzleien

Das Mandantengeheimnis verlangt besondere Sicherheitsmaßnahmen, die WeTransfer nicht bietet. Lesen Sie unseren Beitrag zur sicheren Dokumentenübermittlung für Anwaltskanzleien.

Personalabteilungen

Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen erfordern DSGVO-konforme Übertragung mit Nachverfolgung.

Immobilienverwaltungen

Mietverträge, Ausweiskopien und Einkommensnachweise von Mietinteressenten müssen sicher und strukturiert empfangen werden.

Agenturen und Dienstleister

Kundenmaterialien, Freigabedokumente und Projektunterlagen lassen sich mit Upload-Links professioneller und sicherer austauschen als mit WeTransfer.

Wann WeTransfer noch ausreicht

Fairerweise: Es gibt Situationen, in denen WeTransfer weiterhin eine praktikable Option ist:

Unkritische Dateien: Designentwürfe ohne vertraulichen Inhalt, Marketingmaterialien, öffentliche Dokumente.
Einmalige Übertragungen: Wenn Sie schnell eine große Datei an jemanden senden müssen, ohne Compliance-Anforderungen.
Privater Gebrauch: Fotos, Videos oder andere persönliche Dateien.

Sobald es um personenbezogene Daten, vertrauliche Geschäftsdokumente oder wiederkehrende Prozesse geht, sollten Sie auf eine professionelle Lösung umsteigen.

Einen umfassenden Vergleich mit weiteren Alternativen finden Sie auf unserer WeTransfer-Vergleichsseite.

Der Umstieg in der Praxis

Schritt 1: Prozesse identifizieren

Wo nutzen Sie oder Ihre Kunden aktuell WeTransfer? Typische Szenarien:

Dokumentenempfang von Kunden oder Mandanten
Versand von Verträgen und Entwürfen
Austausch mit externen Partnern

Schritt 2: SendMeSafe einrichten

Erstellen Sie ein Konto und richten Sie Ihre Kunden ein. Das dauert wenige Minuten.

Schritt 3: Erste Upload-Links erstellen

Erstellen Sie Upload-Links für Ihre ersten Kunden. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie hier: Upload-Link erstellen in 60 Sekunden.

Schritt 4: Kunden informieren

Senden Sie Ihren Kunden die neuen Upload-Links mit einer kurzen Erklärung. Die meisten Kunden schätzen den einfacheren und sichereren Prozess.

Schritt 5: Für den Dokumentenversand Share-Links nutzen

Wenn Sie selbst Dokumente an Kunden senden möchten (die „WeTransfer-Richtung"), nutzen Sie Share-Links. Diese funktionieren ähnlich wie WeTransfer, aber mit voller DSGVO-Konformität und Audit-Trail.

Fazit

WeTransfer ist ein gutes Tool für den privaten Gebrauch, aber es erfüllt nicht die Anforderungen, die Unternehmen an den Dokumentenaustausch stellen. Fehlende DSGVO-Konformität, kein Audit-Trail, keine Kundenzuordnung und die falsche Übertragungsrichtung machen es für den professionellen Einsatz ungeeignet. Dedizierte Upload-Links lösen all diese Probleme und bieten einen sicheren, strukturierten und professionellen Weg für den Dokumentenaustausch mit Kunden und Partnern.

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