Kundenverwaltung
Organisieren Sie Ihre Kontakte und behalten Sie den Überblick über alle Dokumente.
Die Kundenverwaltung ist das Herzstück von SendMeSafe. Hier verwalten Sie alle Ihre Kontakte, verfolgen den Status von Dokumentenanfragen und behalten die vollständige Historie aller empfangenen und gesendeten Dateien im Blick. Jeder Kunde erhält eine eigene Übersichtsseite mit allen relevanten Informationen.
Funktionen im Überblick
Kundenübersicht
Die Kundenübersicht zeigt alle Ihre Kontakte in einer übersichtlichen Liste. Sie sehen auf einen Blick den Status, die Anzahl der Links und Dateien sowie den letzten Upload-Zeitpunkt.
Kundenliste
Neuen Kunden anlegen
Legen Sie neue Kunden mit wenigen Klicks an. Nur der Name ist erforderlich - E-Mail und Firma sind optional, erleichtern aber die Organisation und ermöglichen das direkte Versenden von Links per E-Mail.
Neuen Kunden anlegen
Fugen Sie einen neuen Kontakt zu Ihrer Organisation hinzu.
Pflichtfeld
Tipp: Eine E-Mail-Adresse ermoglicht das direkte Versenden von Upload-Links per E-Mail.
Kundendetailseite
Die Detailseite eines Kunden bietet eine vollständige Übersicht über alle Aktivitäten: empfangene Dateien, gesendete Dateien, aktive Upload-Links und den kompletten Aktivitätsverlauf.
Schmidt GmbH
TeilweiseEmpfangene Dateien
Gesendete Dateien
Aktive Links
Letzte Dateien
2.4 MB - 24.01.2025
1.1 MB - 22.01.2025
15.8 MB - 20.01.2025
Kundeninformationen
Status-System
Mit dem dreistufigen Status-System behalten Sie den Überblick über den Fortschritt jedes Kunden. Der Status aktualisiert sich teilweise automatisch und kann jederzeit manuell angepasst werden.
Kunden-Status
Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Kunden mit drei Statuswerten:
Noch keine Dokumente eingegangen. Der Kunde hat den Upload-Link erhalten, aber noch nichts hochgeladen.
Einige Dokumente eingegangen. Es fehlen noch Unterlagen oder der Vorgang ist noch nicht abgeschlossen.
Alle Dokumente eingegangen und gepruft. Der Vorgang ist abgeschlossen.
Automatische Updates
Der Status wechselt automatisch von "Offen" zu "Teilweise", sobald der erste Upload erfolgt. Sie konnen den Status jederzeit manuell andern.
Suche und Filterung
Finden Sie Kunden schnell mit der leistungsstarken Suche und filtern Sie nach Status, um gezielt offene Vorgänge zu bearbeiten.
Suche & Filter
Finden Sie Kunden schnell mit der leistungsstarken Suche und Filterung.
Beispiel: "Schmidt" oder "@gmail.com"
Suchen Sie nach Name, E-Mail oder Firma - die Suche durchsucht alle Felder gleichzeitig.
Filtern Sie nach Status, um schnell offene Vorgange zu finden.
Schritt-für-Schritt Anleitung
Kunden anlegen
Navigieren Sie zu "Kunden" und geben Sie den Namen ein. E-Mail und Firma sind optional, aber hilfreich für die Organisation.
Upload-Link erstellen
Erstellen Sie einen Upload-Link direkt von der Kundenseite. Der Link wird automatisch dem Kunden zugeordnet.
Link versenden
Kopieren Sie den Link oder senden Sie ihn direkt per E-Mail an den Kunden. Sie werden benachrichtigt, sobald Dateien hochgeladen werden.
Dateien empfangen und prüfen
Eingegangene Dateien werden automatisch dem Kunden zugeordnet. Markieren Sie Dateien als geprüft oder mit Rückfrage-Bedarf.
Status aktualisieren
Setzen Sie den Kundenstatus auf "Vollständig", wenn alle Dokumente eingegangen sind. So behalten Sie den Überblick.
Anwendungsfälle
Steuerberater & Buchhaltung
Sammeln Sie Belege, Jahresabschlüsse und Steuerunterlagen von Mandanten. Der Status zeigt, welche Mandanten noch Unterlagen schulden.
Anwälte & Notare
Fordern Sie Dokumente für Fälle an und verfolgen Sie, welche Unterlagen noch fehlen. Alle Dateien sind sicher archiviert.
Immobilienverwaltung
Erhalten Sie Mietverträge, Ausweise und Gehaltsnachweise von Mietinteressenten. Jeder Interessent hat einen eigenen Eintrag.
Personalwesen & HR
Onboarding neuer Mitarbeiter mit Dokumentensammlung: Ausweis, Steuer-ID, Sozialversicherungsnachweis - alles an einem Ort.
Tipps & Best Practices
- Verwenden Sie einheitliche Namenskonventionen, z.B. "Nachname, Vorname" oder "Firma - Ansprechpartner".
- Hinterlegen Sie immer eine E-Mail-Adresse, um Links direkt versenden zu können.
- Markieren Sie abgeschlossene Vorgänge als "Vollständig", um den Überblick zu behalten.
- Nutzen Sie die Notizfunktion für interne Vermerke und Erinnerungen.
- Filtern Sie regelmäßig nach "Offen", um ausstehende Vorgänge zu identifizieren.
Häufige Fragen
Kann ich Kunden löschen?
Ja, Sie können Kunden löschen. Dabei werden auch alle zugehörigen Links und Dateien entfernt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Wie viele Kunden kann ich anlegen?
Die Anzahl der Kunden hängt von Ihrem Tarif ab. Im Solo-Tarif sind 10 Kunden enthalten, im Pro-Tarif 50 und im Team-Tarif unbegrenzt.
Kann ich Kunden nachträglich bearbeiten?
Ja, alle Kundendaten können jederzeit bearbeitet werden. Gehen Sie dazu auf die Kundendetailseite und nutzen Sie das Bearbeitungsformular.
Wer kann Kunden in meiner Organisation sehen?
Alle Teammitglieder Ihrer Organisation haben Zugriff auf die Kundenliste. Die Berechtigungen können in den Organisationseinstellungen angepasst werden.
Werden Kunden automatisch benachrichtigt?
Nein, Kunden werden nur benachrichtigt, wenn Sie aktiv einen Upload-Link per E-Mail versenden. Das bloße Anlegen eines Kunden löst keine Benachrichtigung aus.
Verwandte Funktionen
Die Kundenverwaltung ist der zentrale Ausgangspunkt für alle Dokumentenflüsse in SendMeSafe. Wir empfehlen, jeden Kunden oder jedes Projekt als eigenen Eintrag anzulegen, um die vollständige Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.