Kundenportal
Das Kundenportal kombiniert sichere Uploads, Statusverfolgung und direkte Kommunikation in einem Raum.
Richten Sie für jeden Kunden einen sicheren Bereich ein, in dem Dokumente hochgeladen, offene Punkte verfolgt und Rückfragen direkt aus dem Portal beantwortet werden können. Alle Aktivitäten bleiben nachvollziehbar und auditierbar.
Funktionen im Detail
Mandantenportal pro Kunde
Ordnen Sie jedem Kunden einen eigenen Bereich mit klarer Struktur und vollständiger Historie zu.
Status-Dashboard
Zeigen Sie in Echtzeit, welche Dokumente bereits hochgeladen wurden und welche Schritte noch ausstehen.
Sichere Upload-Zone
Alle Uploads laufen über verschlüsselte, nachvollziehbare Prozesse inklusive optionaler Schutzmaßnahmen.
In-Portal-Kommunikation
Kommunizieren Sie direkt mit Ihren Kunden, ohne sensibelste Inhalte per externer E-Mail.
Rollen & Berechtigungen
Steuern Sie Zugriffsrechte pro Kunde, Projekt oder Teammitglied.
Audit-Trail
Alle Aktionen sind im Audit-Trail protokolliert und für Compliance-Fälle auswertbar.
Mandanten-Branding
Passen Sie Logo, Farben und Texte an Ihr Corporate Design an.
Eigenes Portal-Domain Setup
Richten Sie das Kundenportal unter Ihrer eigenen Domain ein und betreiben Sie einheitliches Branding.
So funktioniert es
Portal aktivieren
Weisen Sie jedem Kunden die Portalfunktion zu und definieren Sie Berechtigungen.
Portal-Übersicht
Mandanten-Hub
Offene Vorgänge
7
Abgeschlossen heute
24
Letzter Upload
2h
Status
Müller & Partner
Jahresabschluss.pdf
Schmidt AG
Vollmacht.docx
Schultech
Prüfunterlagen.zip
Neues Dokument angefordert: „Bitte unterschreiben Sie die angeforderte Vollmacht.“
Portal personalisieren
Passen Sie Farben, Logo und Inhalte an und verknüpfen Sie optional eigene Domäneneinstellungen.
Branding & Einstellungen
Eigenes Erscheinungsbild
Portal Branding
Portal-Domain
Öffentlichkeitsmodus
Verschlüsselt & DSGVO-konform
Kommunikation aktivieren
Nutzen Sie das in den Portalbereich integrierte Messaging mit automatischer Dokumentenrückmeldung.
Dokument ist hochgeladen.
Perfekt, wir prüfen es direkt.
Dokumenten-Upload validiert, Datei-Scan freigegeben.
Stand prüfen
Verfolgen Sie Fortschritt, Rückfragen und Upload-Historie über das Dashboard.
Dokumentation schließen
Schließen Sie den Vorgang, sobald alle erforderlichen Unterlagen vorliegen.
Anwendungsfälle
Steuerberater
Vollständige Belegsammlung mit transparentem Status für jeden Mandanten.
Anwälte
Sicherer Austausch von Verträgen und Vollmachten mit klarer Kommunikationshistorie.
Agenturen
Zentrale Projektunterlagen für wiederkehrende Kundenanfragen mit schneller Rückmeldung.
Marketing-Teams
Sammeln Sie Kampagnenmaterial strukturiert ein und koordinieren Sie Freigaben im Portal.
Häufige Fragen
Welche Daten können im Kundenportal hochgeladen werden?
Alle gängigen Dokumenttypen wie PDF, Bilder, Tabellen und Verträge können hochgeladen werden, abhängig von Ihren Plan-Limits.
Kann ein Kunde nur auf sein eigenes Portal zugreifen?
Ja, jeder Kunde sieht nur seine zugewiesenen Bereiche, keine fremden Daten.
Sind Kundenkommunikation und Uploads im Portal sicher?
Alle Kommunikation ist Ende-zu-Ende im SendMeSafe-Ökosystem verschlüsselt und durch Audit-Trail nachvollziehbar.
Kann ich Portal-Zugriffe wieder entziehen?
Ja, über Rollen- und Berechtigungseinstellungen können Sie Zugriffe jederzeit anpassen oder entziehen.
Gibt es Benachrichtigungen für neue Uploads?
Ja, Sie und der Kunde erhalten bei neuen Uploads oder Nachrichten automatisch Benachrichtigungen.
Best Practices
- Benennen Sie für jeden Kunden einen klaren Portalpfad und Status-Workflow.
- Aktivieren Sie Benachrichtigungen für neue Uploads und offene Rückfragen.
- Legen Sie feste Fristen für erforderliche Dokumente fest.
- Archivieren Sie abgeschlossene Vorgänge und halten Sie den Aktivitätsverlauf vor.
Tipps
- •Richten Sie für regelmäßige Vorgänge standardisierte Portalbereiche je Kunde ein.
- •Nutzen Sie klare Dateinamen und Pflichtfelder, um Rückfragen zu vermeiden.
- •Verwenden Sie das Nachrichtensystem im Portal statt separater E-Mails.
- •Überprüfen Sie regelmäßig den Aktivitätsverlauf vor Abschluss eines Vorgangs.
Sicherheit
- Verschlüsselung in Transit und at rest über TLS 1.3 und AES-256.
- Granulare Berechtigungen reduzieren unnötigen Zugriff auf Kundendaten.
- Sitzungslimits und Audit-Logs erhöhen die Sicherheitskontrolle.
- Alle Schlüssel und sensiblen Metadaten unterliegen den DSGVO-Richtlinien.
Das Kundenportal ist für wiederkehrende Kundenprozesse optimiert und funktioniert sicher in Verbindung mit Ihrer vorhandenen Kundenverwaltung.